Os pilares do Programa de Compliance e Integridade do Cibrius
No atual cenário corporativo, a ética e a transparência são valores fundamentais para o sucesso e a sustentabilidade das organizações. Aprovado em março de 2022, o Programa é composto por pilares e tem o objetivo de estabelecer diretrizes organizacionais que assegurem a conformidade dos processos bem como define mecanismos de prevenção, detecção e resposta a desvios de conduta, promovendo a disseminação de uma cultura organizacional ética e transparente.
É o pilar que demonstra o compromisso da alta administração com o Programa, disponibilizando recursos financeiros e humanos necessários para o desenvolvimento e estabelecimento das diretrizes previstas no Programa. Adicionalmente atua ativamente na disseminação dos valores da ética e da integridade na organização por meio do exemplo e da participação em treinamentos e eventos sobre o tema.
Tal pilar preconiza a necessidade de a Entidade conhecer seus processos e os riscos dos quais estão expostos. Nesse contexto, os riscos são eventos incertos que podem comprometer os objetivos organizacionais. Identificar, avaliar e tratar os riscos é crucial para o atingimento dos objetivos da Entidade. Dentre os principais riscos que o Cibrius está exposto destacam-se os financeiros, operacionais, legais, atuariais bem como de imagem e de integridade.
O Código de Conduta Ética é a norma que estabelece os valores e o padrão de conduta que a Entidade espera de todos os colaboradores. As Políticas definem diretrizes a serem seguidas por todos aqueles que atuam nos processos organizacionais do Cibrius.
Due diligence (diligência devida) é o processo que objetiva conhecer os terceiros que irão se relacionar com o Cibrius antes da contratação. É importante para a mitigação do risco de imagem já que os terceiros eventualmente poderão atuar em nome da Entidade.
O Programa determina ainda que os contratos devem prever cláusulas de integridade e de anuência ao Código de Conduta Ética da Entidade, estabelecendo a necessidade de seu entendimento e comprometimento com os princípios da Entidade e fortalecendo a Integridade nos relacionamentos contratuais. Prevê ainda o monitoramento da qualidade dos serviços pelos terceiros para avaliação da viabilidade de manutenção do contrato.
Para que um Programa de Compliance e Integridade seja efetivo é fundamental que a comunicação seja eficaz para fortalecer a cultura da ética e integridade junto à Entidade e que os treinamentos sejam periódicos e abordem assuntos relacionados ao tema, demonstrando a importância de se agir conforme as normas internas e a legislação.
É uma ferramenta que possibilita o recebimento de informações relativas a irregularidades e potenciais violações ao Código de Conduta Ética, às Políticas de Integridade ou à legislação aplicável às EFPC, bem como de dúvidas e sugestões relacionadas ao tema. É fundamental que seja aberto, seguro e que haja garantia do anonimato.
A partir da detecção de indícios de falta de efetividade de controles internos ou ocorrência de irregularidades, a Entidade iniciará procedimento de investigação interna para apurar as circunstâncias que originaram o evento, os impactos e os envolvidos, de forma que a alta administração, tenha subsídios para adotar as providências cabíveis. Após as investigações internas, ações de remediação poderão ser adotadas com o objetivo de solucionar o problema específico ou corrigir o processo.
O monitoramento contínuo do Programa de Compliance e Integridade tem por objetivo a verificação de efetividade da sua implantação por meio da avaliação de aderência dos controles internos e a identificação de eventuais correções e aprimoramentos, além de possibilitar o tratamento tempestivo de novos riscos. Já a auditoria objetiva principalmente a avaliação do sistema de controles internos quanto à sua efetividade.